Siempre le cambio el título

Quería tenerlo a mano

PRINCIPIO DE PRODUCTIVIDAD #78

La dirección es más productiva que la disciplina.

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COMENTARIO

La disciplina no es trabajo arduo. En realidad no es trabajo, ya que el
trabajo requiere de tiempo y esfuerzo. Un cambio en la dirección de su
enfoque es instantáneo y no requiere ningún gasto de energía. Aún así,
sigue siendo la llave maestra de una experiencia positiva en la vida y
en la creación de resultados. “Motivación” y “disciplina” a menudo son
aclamados como factores críticos, pero ambos requieren de ellos mismos
para poderse crear. Usted tiene que estar motivado para motivarse a sí
mismo y debe ser disciplinado para poder disciplinarse a sí mismo, lo
cual es una paradoja. Un comportamiento que parece motivado y
disciplinado siempre se origina de la decisión de sencillamente
concentrarse más en una cosa que en otra.

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CITAS

Si no cambiamos de rumbo, es muy probable que lleguemos al destino
original.
– Proverbio chino

Qué maravilloso es que nadie tenga que esperar ni un solo momento para
empezar a mejorar el mundo.
– Anne Frank

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PARA REFLEXIONAR

Comportamientos críticos en momentos difíciles

A menudo escucho a personas que se han permitido desviarse del rumbo
establecido por GTD (Getting Things Done) que dicen que la razón fue que
“las cosas se complicaron” y ya no pudieron “seguir el camino”.
Generalmente lo admiten avergonzados diciendo: “Sé que debería haberlo
hecho y sé que hubiera evitado que las cosas se complicaran tanto,
pero…”

Es en los momentos difíciles cuando GTD se luce. Pero, justificadamente,
es igual de probable alejarse de la disciplina y el método en esas
condiciones. En los momentos en que más necesita planear es cuando menos
piensa que puede permitirse hacerlo y cuando en verdad le vendría bien
una buena “revisión semanal” es a menudo cuando menos ganas siente de
hacerla.

Una depresión económica le puede traer momentos difíciles.  El momento
más indicado para afinar y perfeccionar sus habilidades para tomar de
nuevo el control y la perspectiva es cuando ha perdido dicho control y
habilidades. Si siente que su situación financiera está fallando debido
a que el valor de sus fondos de retiro se ha desplomado, o si enfrenta
el riesgo de perder su empleo, el sentido de pérdida de control puede
ser dramático.   Si las estrategias de su compañía se han basado en
suposiciones de un mercado de crecimiento constante y ese mercado
repentinamente empieza a fallar, el enfoque organizacional puede
perderse y confundirse fácilmente.

En estos casos, los procesos de GTD para tomar el control y aclarar el
enfoque pueden proporcionar herramientas críticas para mantener su barco
a flote y con el rumbo correcto. Es un momento perfecto para capturar,
clarificar, organizar y reflexionar, así como para decidir qué es
verdaderamente importante, lo que usted desea que suceda y lo que
necesita mantener. En otras palabras, lo que en realidad necesita hacer
ahora y después.

Estos son algunos puntos de GTD que pueden ser especialmente útiles en
una situación difícil:

Capturar. Obtenga los datos. Reconozca lo que es verdadero.  (Tenemos
____ en el banco. Nuestros gastos son ____ . Me siento inseguro y
preocupado. No hay prisiones para deudores). Y empiece a limpiar. Aquí
es donde es muy importante identificar y lograr comprender todos los
cabos sueltos que captan su atención.

Clarificar. Identifique los resultados y los proyectos en los que ahora
necesita concentrarse, y por supuesto, qué acciones debe tomar. (Vuelva
a hacer el presupuesto personal; hable con su pareja para realizar el
inventario de bienes). Procese todo aquello que capte su atención. Y
aproveche al máximo la regla de los dos minutos. Ser un ejecutivo
instantáneo es la mejor cura para superar la depresión anímica.

Organizar. Tenga sus listas y sistemas actualizados y completos. Su
mente necesita la libertad que le permitirá concentrarse y dirigir sus
pensamientos.

Reflexionar. Quizá tenga que hacer revisiones semanales todos los días.
Debe mantener su consciencia situacional vital y presente para poder
confiar en sus respuestas intuitivas, las cuales necesitará
frecuentemente. Participe de manera regular en la administración del
bosque (en lugar de abrazar los árboles) de manera que pueda ver el humo
desde lejos.

Participar. No deje de moverse. Escoja una acción y llévela a cabo. No
se preocupe demasiado por establecer prioridades. Es mucho más fácil
controlar un barco que tiene impulso propio que uno que está a merced de
la corriente. Es más fácil conocer sus prioridades llevando a cabo una
acción que no es tan importante que estresándose por establecer
prioridades.

Aquí es donde tener el control se convierte en ganar perspectiva y
entran en juego los horizontes de enfoque. Obviamente puede ser
necesario recalibrar los objetivos, los planes y las descripciones de
puestos. Pero además dése permiso de reconocer y aprovechar las
conversaciones profundas consigo mismo y con otras personas clave de su
vida que sin duda saldrán a la superficie en este mar de aguas
turbulentas. Durante al menos un año después del 11 de septiembre, todas
las personas que conozco y todas las organizaciones con las que trataba
vivieron con una consciencia aumentada de cuestionamiento existencial
(¿Por qué estamos aquí en realidad? ¿Qué es realmente importante para
mí/nosotros? ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Vale la pena realmente?)

No estoy sugiriendo que en tiempos difíciles GTD hace que las cosas sean
divertidas o cómodas o fáciles. Lo importante es llevar a cabo sus
actividades de manera consciente y dirigida, en lugar de reactiva y
restringida. No soy promotor de una filosofía de pensamiento positivo
tipo Pollyanna. Fingir que la vida es color de rosa cuando en su
experiencia no es así es engañoso y contra-productivo. GTD es más bien
un método de dirección positiva. Ciertamente ser capaz de mantener una
visión positiva en medio de las situaciones cotidianas desafiantes y a
menudo desordenadas es una maravillosa habilidad de la vida que se debe
afinar. Pero puede ser necesario que sea prudente y que tenga criterio
para decidir cuándo luchar y cuándo no. Aunque probablemente la tormenta
en la que se encuentra lo hará más fuerte y sabio, en estos momentos
quizá usted la deteste. Su decisión es cómo vivir la situación: como una
víctima o como un capitán/comandante. En otras palabras: la vida no es
justa y ¿cuál es la siguiente acción?

La diferencia básica entre un hombre ordinario y un guerrero es que un
guerrero toma todo como un reto, mientras que el hombre ordinario toma
todo como una bendición o una maldición.  - Carlos Castañeda

Las cosas van a empeorar más antes de empeorar.
– Lily Tomlin

La vida sólo se puede entender al revés, pero se debe vivir hacia
adelante.
- Soren Kierkegaard

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CONSEJO

Conserve sus notas de reuniones y conversaciones y tarjetas de
presentación aún después que las haya procesado. Los primeros años que
usé GTD estaba ansioso de deshacerme de estos documentos en papel, es
decir, los usaba como disparadores en la bandeja de entrada para decidir
las próximas acciones, proyectos y datos de referencia que debía
conservar, pero luego tiraba los originales para mantener mi espacio
despejado. Pasé muchas horas en las trincheras con los clientes en sus
escritorios teniendo que abrir camino entre montones de tarjetas de
presentación recolectadas y notas de reuniones en carpetas, cuadernos y
montones.  Pero en los últimos años he descubierto que hay mucho valor
en conservar las entradas iniciales en mis archivos (por persona,
compañía o proyecto). La próxima vez que acceda al archivo, ese material
en realidad me ofrece una estructura más completa de la gente y del
contexto histórico y agrega riqueza para mejorar la comunicación.

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EPÍLOGO

Una de las observaciones que ha continuado reforzándose en mí en el
último año más o menos es el ritmo del cambio cada vez mayor que cada
uno de nosotros enfrenta. Como compañía, hemos trabajado mucho para
tratar con lo que nosotros llamamos el “estrés de la oportunidad”. Mi
nuevo libro, que tomó más energía y tiempo de lo que había previsto,
adiciones a mi equipo ejecutivo, nuevas oportunidades en mercados fuera
de Estados Unidos y un sinfín de otros eventos y actividades, han creado
un ambiente supercargado en The David Allen Company. Cuando esos cambios
se combinan con un pronóstico económico global bastante negativo, el
ritmo ultra rápido de los avances en tecnologías de productividad y las
crecientes complejidades asociadas con la forma en que hacemos las
cosas, se genera una oportunidad para que todos nosotros recalibremos
algunos de nuestros pensamientos y planes. En resumen, ¿qué podemos
hacer mejor, qué podemos hacer más o qué podemos hacer menos o dejar de
hacer del todo?

Sé que una de las cosas que nos gustaría hacer mejor en el próximo año
es proporcionar a nuestros lectores contenido e información más
frecuente en relación con la productividad, GTD y los elementos básicos
de la autoadministración: el control y la perspectiva. Hemos decido
cambiar el formato del boletín de Principios de Productividad para el
año 2009. En vez de una o dos publicaciones por año, aumentaremos la
frecuencia de su publicación y apalancaremos más los recursos internos y
externos que creemos que son de interés para nuestros lectores. Enlaces
a grabaciones de audio. Enlaces a videos. Más información y contenidos
sobre productos, eventos y oportunidades de aprendizaje que
proporcionarán el tipo de información que apoyará su deseo de ser más
productivo. Por supuesto, yo continuaré publicando mis pensamientos y
reflexiones sobre GTD y la productividad, revisando algunos de mis
ensayos pasados, escribiendo algunos nuevos y creando comentarios sobre
lo que yo pienso que vale la pena a medida que enfrentamos este año que
sin duda nos sorprenderá a todos.

Creo que disfrutarán de este nuevo formato. A medida que consolidamos a
nuestro público y añadimos más aprendizaje basado en multimedia a
nuestro arsenal de contenido, esperamos que este cambio les parezca
positivo y que compartan nuestro entusiasmo. (Nota: podrán cancelar su
suscripción si piensan lo contrario).

¡¿50 o 100?!

Esto lo encontré en el formspring de Rochisner.Me impresionaron los números, 50 o 100 proyectos…

estoy sin laburo, quiero reconvertirme y no sé a qué dedicarme, tenés algunos consejos para motivar el pensamiento y ver cómo arrancar?

Sí, pensá de qué tenés ganas, qué te gusta, qué cosas y qué personas te atraen.

Hacé una lista de 50 proyectos que podrías hacer en relación con eso.

50 o 100, muchos. Una lista larga, que te tome varios días.

Ahí van a aparecer muchas ideas.

ZTD

4 ZTD mínimo - una alternativa más
simple
Todo debería ser hecho
de la manera más simple
posible, pero no más
(Albert Einstein)
Para algunas personas, implementar 10 hábitos nuevos, incluso de
uno en uno, es algo muy complicado. Así que para aquellos que deseen
implementar el sistema más simple posible, en este capítulo se muestra
la versión minimalista de ZTD – una manera de ser productivo sin
líos.
Se basa tan solo en cuatro hábitos: recolectar, procesar, planificar
y hacer. Y solo utiliza dos herramientas: una pequeña libreta y un
bolígrafo.
1. Recolectar: lleva siempre contigo una pequeña libreta y anota
cualquiera tarea, idea, proyecto u otro tipo de información que
surja en tu cabeza. Sácalo de tu cabeza y ponlo en papel para
que no se te olvide.
2. Procesar: toma decisiones rápidas acerca de los elementos de
tu bandeja de entrada. Procesa todas tus bandejas de entrada
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4 ZTD mínimo - una alternativa más simple
(correo electrónico, bandejas de entrada físicas, buzón de voz,
libreta) al menos una vez al día, y más frecuentemente si lo consideras
necesario.
3. Planificar: establece MITs para cada semana y cada día. Completa
tus MITs lo más pronto posible durante tu jornada para
asegurarte de que se hacen.
4. Hacer: céntrate en una tarea cada vez. Elimina todas las distracciones,
y a continuación céntrate en una única tarea todo el
tiempo que puedas. No dejes que nada te distraiga. Evita realizar
varias tareas a la vez.
Qué deja fuera el ZTD mínimo
Esta versión elimina seis hábitos: mantener un sistema de listas
simples, organizarlo todo, revisiones semanales, simplificación de tareas
y proyectos, establecimiento de rutinas, y búsqueda de tu pasión.
A pesar de que pienso que estos seis hábitos son valiosos, no son
absolutamente necesarios para un sistema minimalista de este tipo.
La implementación minimalista
Así que, ¿cómo puedes implementar este sistema, y qué necesitas
para ello? Primero las herramientas: una pequeña libreta y un bolígrafo.
Eso es todo.
A continuación te indico cómo implementar el sistema:
1. Usa tu libreta para anotar cualquier cosa conforme se te ocurra.
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Esto te permite sacarlo todo de tu mente y no olvidar nada.
2. Cuando llegues a tu trabajo o a casa, añade estas nuevas tareas
a tu lista maestra de tareas, que también puedes mantener en tu
libreta si así lo deseas.
3. Revisa tu lista al principio de cada día, y anota de 1 a 3 MITs que
te gustaría completar a lo largo de la jornada. En esto consistirá
tu sistema de planificación. No necesitarás nada más.
4. Completa tus MITs tan pronto como puedas. Cuando estés realizando
una tarea determinada, elimina cualquier distracción y
céntrate en la única tarea que estés realizando. Evita abordar
múltiples tareas simultáneamente. Cuando termines con una
MIT, sigue con la siguiente.
5. Si completas tus MITs, consulta tu lista maestra y comprueba
cuál es la tarea más importante de la lista. Complétala siguiendo
las indicaciones del paso anterior. Repite tantas veces como sea
necesario.
Realmente no necesitas 10 listas diferentes. Además, si no mantienes
tantas listas, tampoco necesitarás una revisión semanal. De todas
formas, te aconsejo que establezcas un único objetivo para el presente
año y que te centres siempre en el siguiente paso para llegar a alcanzar
dicho objetivo.
Opcionalmente podrías optar por incluir los hábitos que se han dejado
fuera del ZTD mínimo más adelante, si consideras que esto te
puede ayudar.

Malditas maestras 1 

Hace poco en un debate me enojé con alguien porque, en vez de decirme que no estaba de acuerdo conmigo , me dijo que yo no entendía lo que me estaba diciendo.Esta persona es docente de plática. Cuando alguien no está de acuerdo conmigo yo no le digo que no entiende.Pero me quedé pensando.Y me di cuenta de que cuando alguien no entiende lo que le digo tampoco le digo que no entiende.Es muy feo eso.Si alguien no me entiende trato de decir lo mismo con otras palabras.Más sencillas.O explayándome más, dando ejemplos.Cualquier cosa menos decirle que no entiende.Es como que cierra el diálogo decirle a alguien que no entiende, si realmente no entiende.Espero que esta persona sea así solamente con los colegas.Si es así tambien también con los alumnos lo siento por ellos.

Esta docente empezó escribiéndome sobre su gran vocación docente, mucho más intensa que su vocación artística.Me pregunto si no tendrá algo que ver con esto su vocación docente ¿No habrá quien se hace maestr@ para tener el poder de decidir quien entiende y quien no?

Es muy posible.Sería un móvil verosímil, en todo caso.

Y sin embargo la vocación por el trabajo docente podría tener otros móviles.El gusto por el conocimiento, por ejemplo, por generar conocimiento, descubrir nuevos puntos de vista, nuevas formas de formular los viejos puntos de vista.

O quizás no.Es posible que esta persona simplemente no sepa expresarse.O sepa muy poco de dibujo.Y que se ponga nerviosa y agresiva cuando la contradicen muy directamente. La custión acá no esa.La cuestión es: ¿Está bien decirle que no entiende al que no entiende?