ZTD
4 ZTD mínimo - una alternativa más
simple
Todo debería ser hecho
de la manera más simple
posible, pero no más
(Albert Einstein)
Para algunas personas, implementar 10 hábitos nuevos, incluso de
uno en uno, es algo muy complicado. Así que para aquellos que deseen
implementar el sistema más simple posible, en este capítulo se muestra
la versión minimalista de ZTD – una manera de ser productivo sin
líos.
Se basa tan solo en cuatro hábitos: recolectar, procesar, planificar
y hacer. Y solo utiliza dos herramientas: una pequeña libreta y un
bolígrafo.
1. Recolectar: lleva siempre contigo una pequeña libreta y anota
cualquiera tarea, idea, proyecto u otro tipo de información que
surja en tu cabeza. Sácalo de tu cabeza y ponlo en papel para
que no se te olvide.
2. Procesar: toma decisiones rápidas acerca de los elementos de
tu bandeja de entrada. Procesa todas tus bandejas de entrada
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4 ZTD mínimo - una alternativa más simple
(correo electrónico, bandejas de entrada físicas, buzón de voz,
libreta) al menos una vez al día, y más frecuentemente si lo consideras
necesario.
3. Planificar: establece MITs para cada semana y cada día. Completa
tus MITs lo más pronto posible durante tu jornada para
asegurarte de que se hacen.
4. Hacer: céntrate en una tarea cada vez. Elimina todas las distracciones,
y a continuación céntrate en una única tarea todo el
tiempo que puedas. No dejes que nada te distraiga. Evita realizar
varias tareas a la vez.
Qué deja fuera el ZTD mínimo
Esta versión elimina seis hábitos: mantener un sistema de listas
simples, organizarlo todo, revisiones semanales, simplificación de tareas
y proyectos, establecimiento de rutinas, y búsqueda de tu pasión.
A pesar de que pienso que estos seis hábitos son valiosos, no son
absolutamente necesarios para un sistema minimalista de este tipo.
La implementación minimalista
Así que, ¿cómo puedes implementar este sistema, y qué necesitas
para ello? Primero las herramientas: una pequeña libreta y un bolígrafo.
Eso es todo.
A continuación te indico cómo implementar el sistema:
1. Usa tu libreta para anotar cualquier cosa conforme se te ocurra.
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Esto te permite sacarlo todo de tu mente y no olvidar nada.
2. Cuando llegues a tu trabajo o a casa, añade estas nuevas tareas
a tu lista maestra de tareas, que también puedes mantener en tu
libreta si así lo deseas.
3. Revisa tu lista al principio de cada día, y anota de 1 a 3 MITs que
te gustaría completar a lo largo de la jornada. En esto consistirá
tu sistema de planificación. No necesitarás nada más.
4. Completa tus MITs tan pronto como puedas. Cuando estés realizando
una tarea determinada, elimina cualquier distracción y
céntrate en la única tarea que estés realizando. Evita abordar
múltiples tareas simultáneamente. Cuando termines con una
MIT, sigue con la siguiente.
5. Si completas tus MITs, consulta tu lista maestra y comprueba
cuál es la tarea más importante de la lista. Complétala siguiendo
las indicaciones del paso anterior. Repite tantas veces como sea
necesario.
Realmente no necesitas 10 listas diferentes. Además, si no mantienes
tantas listas, tampoco necesitarás una revisión semanal. De todas
formas, te aconsejo que establezcas un único objetivo para el presente
año y que te centres siempre en el siguiente paso para llegar a alcanzar
dicho objetivo.
Opcionalmente podrías optar por incluir los hábitos que se han dejado
fuera del ZTD mínimo más adelante, si consideras que esto te
puede ayudar.
