Quería tenerlo a mano
PRINCIPIO DE PRODUCTIVIDAD #78
La dirección es más productiva que la disciplina.
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COMENTARIO
La disciplina no es trabajo arduo. En realidad no es trabajo, ya que el
trabajo requiere de tiempo y esfuerzo. Un cambio en la dirección de su
enfoque es instantáneo y no requiere ningún gasto de energía. Aún así,
sigue siendo la llave maestra de una experiencia positiva en la vida y
en la creación de resultados. “Motivación” y “disciplina” a menudo son
aclamados como factores críticos, pero ambos requieren de ellos mismos
para poderse crear. Usted tiene que estar motivado para motivarse a sí
mismo y debe ser disciplinado para poder disciplinarse a sí mismo, lo
cual es una paradoja. Un comportamiento que parece motivado y
disciplinado siempre se origina de la decisión de sencillamente
concentrarse más en una cosa que en otra.
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CITAS
Si no cambiamos de rumbo, es muy probable que lleguemos al destino
original.
– Proverbio chino
Qué maravilloso es que nadie tenga que esperar ni un solo momento para
empezar a mejorar el mundo.
– Anne Frank
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PARA REFLEXIONAR
Comportamientos críticos en momentos difíciles
A menudo escucho a personas que se han permitido desviarse del rumbo
establecido por GTD (Getting Things Done) que dicen que la razón fue que
“las cosas se complicaron” y ya no pudieron “seguir el camino”.
Generalmente lo admiten avergonzados diciendo: “Sé que debería haberlo
hecho y sé que hubiera evitado que las cosas se complicaran tanto,
pero…”
Es en los momentos difíciles cuando GTD se luce. Pero, justificadamente,
es igual de probable alejarse de la disciplina y el método en esas
condiciones. En los momentos en que más necesita planear es cuando menos
piensa que puede permitirse hacerlo y cuando en verdad le vendría bien
una buena “revisión semanal” es a menudo cuando menos ganas siente de
hacerla.
Una depresión económica le puede traer momentos difíciles. El momento
más indicado para afinar y perfeccionar sus habilidades para tomar de
nuevo el control y la perspectiva es cuando ha perdido dicho control y
habilidades. Si siente que su situación financiera está fallando debido
a que el valor de sus fondos de retiro se ha desplomado, o si enfrenta
el riesgo de perder su empleo, el sentido de pérdida de control puede
ser dramático. Si las estrategias de su compañía se han basado en
suposiciones de un mercado de crecimiento constante y ese mercado
repentinamente empieza a fallar, el enfoque organizacional puede
perderse y confundirse fácilmente.
En estos casos, los procesos de GTD para tomar el control y aclarar el
enfoque pueden proporcionar herramientas críticas para mantener su barco
a flote y con el rumbo correcto. Es un momento perfecto para capturar,
clarificar, organizar y reflexionar, así como para decidir qué es
verdaderamente importante, lo que usted desea que suceda y lo que
necesita mantener. En otras palabras, lo que en realidad necesita hacer
ahora y después.
Estos son algunos puntos de GTD que pueden ser especialmente útiles en
una situación difícil:
Capturar. Obtenga los datos. Reconozca lo que es verdadero. (Tenemos
____ en el banco. Nuestros gastos son ____ . Me siento inseguro y
preocupado. No hay prisiones para deudores). Y empiece a limpiar. Aquí
es donde es muy importante identificar y lograr comprender todos los
cabos sueltos que captan su atención.
Clarificar. Identifique los resultados y los proyectos en los que ahora
necesita concentrarse, y por supuesto, qué acciones debe tomar. (Vuelva
a hacer el presupuesto personal; hable con su pareja para realizar el
inventario de bienes). Procese todo aquello que capte su atención. Y
aproveche al máximo la regla de los dos minutos. Ser un ejecutivo
instantáneo es la mejor cura para superar la depresión anímica.
Organizar. Tenga sus listas y sistemas actualizados y completos. Su
mente necesita la libertad que le permitirá concentrarse y dirigir sus
pensamientos.
Reflexionar. Quizá tenga que hacer revisiones semanales todos los días.
Debe mantener su consciencia situacional vital y presente para poder
confiar en sus respuestas intuitivas, las cuales necesitará
frecuentemente. Participe de manera regular en la administración del
bosque (en lugar de abrazar los árboles) de manera que pueda ver el humo
desde lejos.
Participar. No deje de moverse. Escoja una acción y llévela a cabo. No
se preocupe demasiado por establecer prioridades. Es mucho más fácil
controlar un barco que tiene impulso propio que uno que está a merced de
la corriente. Es más fácil conocer sus prioridades llevando a cabo una
acción que no es tan importante que estresándose por establecer
prioridades.
Aquí es donde tener el control se convierte en ganar perspectiva y
entran en juego los horizontes de enfoque. Obviamente puede ser
necesario recalibrar los objetivos, los planes y las descripciones de
puestos. Pero además dése permiso de reconocer y aprovechar las
conversaciones profundas consigo mismo y con otras personas clave de su
vida que sin duda saldrán a la superficie en este mar de aguas
turbulentas. Durante al menos un año después del 11 de septiembre, todas
las personas que conozco y todas las organizaciones con las que trataba
vivieron con una consciencia aumentada de cuestionamiento existencial
(¿Por qué estamos aquí en realidad? ¿Qué es realmente importante para
mí/nosotros? ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Vale la pena realmente?)
No estoy sugiriendo que en tiempos difíciles GTD hace que las cosas sean
divertidas o cómodas o fáciles. Lo importante es llevar a cabo sus
actividades de manera consciente y dirigida, en lugar de reactiva y
restringida. No soy promotor de una filosofía de pensamiento positivo
tipo Pollyanna. Fingir que la vida es color de rosa cuando en su
experiencia no es así es engañoso y contra-productivo. GTD es más bien
un método de dirección positiva. Ciertamente ser capaz de mantener una
visión positiva en medio de las situaciones cotidianas desafiantes y a
menudo desordenadas es una maravillosa habilidad de la vida que se debe
afinar. Pero puede ser necesario que sea prudente y que tenga criterio
para decidir cuándo luchar y cuándo no. Aunque probablemente la tormenta
en la que se encuentra lo hará más fuerte y sabio, en estos momentos
quizá usted la deteste. Su decisión es cómo vivir la situación: como una
víctima o como un capitán/comandante. En otras palabras: la vida no es
justa y ¿cuál es la siguiente acción?
La diferencia básica entre un hombre ordinario y un guerrero es que un
guerrero toma todo como un reto, mientras que el hombre ordinario toma
todo como una bendición o una maldición. - Carlos Castañeda
Las cosas van a empeorar más antes de empeorar.
– Lily Tomlin
La vida sólo se puede entender al revés, pero se debe vivir hacia
adelante.
- Soren Kierkegaard
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CONSEJO
Conserve sus notas de reuniones y conversaciones y tarjetas de
presentación aún después que las haya procesado. Los primeros años que
usé GTD estaba ansioso de deshacerme de estos documentos en papel, es
decir, los usaba como disparadores en la bandeja de entrada para decidir
las próximas acciones, proyectos y datos de referencia que debía
conservar, pero luego tiraba los originales para mantener mi espacio
despejado. Pasé muchas horas en las trincheras con los clientes en sus
escritorios teniendo que abrir camino entre montones de tarjetas de
presentación recolectadas y notas de reuniones en carpetas, cuadernos y
montones. Pero en los últimos años he descubierto que hay mucho valor
en conservar las entradas iniciales en mis archivos (por persona,
compañía o proyecto). La próxima vez que acceda al archivo, ese material
en realidad me ofrece una estructura más completa de la gente y del
contexto histórico y agrega riqueza para mejorar la comunicación.
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EPÍLOGO
Una de las observaciones que ha continuado reforzándose en mí en el
último año más o menos es el ritmo del cambio cada vez mayor que cada
uno de nosotros enfrenta. Como compañía, hemos trabajado mucho para
tratar con lo que nosotros llamamos el “estrés de la oportunidad”. Mi
nuevo libro, que tomó más energía y tiempo de lo que había previsto,
adiciones a mi equipo ejecutivo, nuevas oportunidades en mercados fuera
de Estados Unidos y un sinfín de otros eventos y actividades, han creado
un ambiente supercargado en The David Allen Company. Cuando esos cambios
se combinan con un pronóstico económico global bastante negativo, el
ritmo ultra rápido de los avances en tecnologías de productividad y las
crecientes complejidades asociadas con la forma en que hacemos las
cosas, se genera una oportunidad para que todos nosotros recalibremos
algunos de nuestros pensamientos y planes. En resumen, ¿qué podemos
hacer mejor, qué podemos hacer más o qué podemos hacer menos o dejar de
hacer del todo?
Sé que una de las cosas que nos gustaría hacer mejor en el próximo año
es proporcionar a nuestros lectores contenido e información más
frecuente en relación con la productividad, GTD y los elementos básicos
de la autoadministración: el control y la perspectiva. Hemos decido
cambiar el formato del boletín de Principios de Productividad para el
año 2009. En vez de una o dos publicaciones por año, aumentaremos la
frecuencia de su publicación y apalancaremos más los recursos internos y
externos que creemos que son de interés para nuestros lectores. Enlaces
a grabaciones de audio. Enlaces a videos. Más información y contenidos
sobre productos, eventos y oportunidades de aprendizaje que
proporcionarán el tipo de información que apoyará su deseo de ser más
productivo. Por supuesto, yo continuaré publicando mis pensamientos y
reflexiones sobre GTD y la productividad, revisando algunos de mis
ensayos pasados, escribiendo algunos nuevos y creando comentarios sobre
lo que yo pienso que vale la pena a medida que enfrentamos este año que
sin duda nos sorprenderá a todos.
Creo que disfrutarán de este nuevo formato. A medida que consolidamos a
nuestro público y añadimos más aprendizaje basado en multimedia a
nuestro arsenal de contenido, esperamos que este cambio les parezca
positivo y que compartan nuestro entusiasmo. (Nota: podrán cancelar su
suscripción si piensan lo contrario).
